国际视野下看中国董秘制度

　　董秘在英美公司法上被称作公司秘书，英国自1985年公司法和1989年公司法开始，对董秘的任职资格、职权与责任等方面进行了详细规定，特殊属性的赋予标志着董秘开始在公司治理结构中成为关键因素。2002年，英国取消了立法中对私人公司董秘的强制性规定。香港的公司秘书制度很大程度上是借鉴了英国的制度，不同的是目前香港仍然保留对公司设立公司秘书的强制性规定。

　　美国各州公司法传统上均将董秘列为公司最关键的高级职员之一，与总裁、财务总监等具有同等重要地位，并对董秘的资格、职权、任免程序等都有规定。《美国示范公司法》1984年修正本取消了所有对公司高级职衔（包括董秘）的强制性规定，主要是基于“公司如何设置自己的高级职衔并划分其职责范围应当由公司自行决定”的考虑。

　　在中国，董秘作为高管人员的设置，经历了从境外上市公司到国内上市公司，范围逐渐扩大的过程。开始阶段，由于中国属大陆法系国家，中国《公司法》对上市公司董秘的设置并没有强制性要求，但由于当时中国境外上市公司的主要上市地都属于英美法系国家，为适应这些地方的法律要求，这些境外上市的公司都由董事会聘请了公司秘书，从而产生了中国较早的一批“董秘”，也产生了中国最初的董秘制度。直到1996年，沪深两个证券交易所才相继颁布了《上市公司董事会秘书的管理办法》，明确规定了上市公司必须聘任董秘，并对其责任等方面做了明确规定。2005年修订后的《公司法》第124条从法律意义上正式确立了董事会秘书的职责，同时规定了董事会秘书为上市公司高级管理人员。

　　通过国外上市公司董秘制度的设立和实践分析对比，可以看出有以下几点值得中国董秘制度借鉴：

　　设立董秘职务的强制性规定必不可少

　　英美等国目前没有对公司设立公司秘书的强制性规定，主要是基于公司治理结构完善，监管到位，相关法律法规成熟的基础之上。反观中国，在目前条件下，设立董秘职位的强制性规定不可或缺，董秘在上市公司投资者关系管理中担负着重要职责。并且，尽管英美国家取消了对董秘职位设置的强制性规定，但当出台类似决议时，都会伴有争议或否定，因为不设立董秘会在一定程度上减少了对董事滥用职权行为的制约力。这也一定程度上说明了董秘在公司发展中的重要地位和作用。

　　董秘由公司内部雇员向法定聘用代理人过渡

　　根据中国法律法规对董秘的有关规定可以看出，董秘是具有特殊性的职位，主要体现在：任命是由董事长提名，董事会委任，并直接对董事会负责。这与公司总经理的任命是一致的，不同于其他高管（其他高管都是总经理提名）；董事会闭会期间，相关事务由董秘负责；董秘的任职需要资格的认定，遭到解聘可以申诉，辞职需要向社会公告，在一定程度说明董秘不仅是上市公司内部高级管理人员，同时也具有一定的社会性。但是，无论如何，中国的董秘仍然定位在公司内部高级雇员，而不是法定聘用的代理人，与国外公司秘书直接对政府负责，独立承担责任不同，其监督公司遵纪守法的职能发挥受限。同时，中国也没有相应的董秘制度予以确认，使得董秘的工作缺乏制度保障，难有实质意义的高管地位。如何使董秘获得相对独立性，更好地实现监督公司规范运作职能可能还要更多地参考国外相关法律法规和发展经验。“要求上市公司董秘要由副总或董事担任”即将写入新修订的上市规则中，是中国监管层在充分发挥董秘职能问题上迈出的实质性一步。

　　全能董秘模式下，董秘需补上财务这一课

　　香港的公司秘书的职责更偏重于投资者关系管理工作及董事会相关的事务性工作，主要包括：⑴参加包括董事会会议在内的公司的所有会议，并负责会议记录；⑵保管公司的各项会议记录、决定、合同、股东名册等文件，并证明其与副本的真实性；⑶认定所有发出的通知依公司章程细则而言均属正当，或均为法律所要求；⑷作为公司印章的保管人，并认定公司印章在所有文件上代表公司的使用均经过正当授权；⑸根据公司主管机关的要求及时准确地提供和披露公司有关文件和信息；⑹与总裁或一名副总裁一起，签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书；⑺据董事会的随时指定，主持处理其他属于董事会秘书处职责的事务等。

　　美国上市公司中的投资者关系总监更类似于中国董秘职务，美国国家投资者关系协会（NIRI）公布的2005年投资者关系执行人评估调查报告显示，69％的美国公司投资者关系总监要向财务总监负责，并且自2003年后就一直维持这个比例，因此，美国更偏重于全能财务总监，其工作由处理与投资者关系、公司的内部财务管理及融资等三部分组成，财务总监在投资者关系管理中扮演了更重要的角色。

　　中国的董秘职务尽管在法律法规的职能界定上，看似与香港的公司秘书界定类似，但实践中更近似于全能董秘，处于上市公司投资者关系管理的核心。同时，在中国上市公司中，董秘与财务总监同为公司高管人员，地位相同，而且目前董秘兼任财务总监的也很少，调查结果显示还不到10％。也就是说，在中国董秘与财务总监有明确的分工，职责不同。

　　的确，董秘在信息披露及处理投资者关系方面经过证监会、交易所的系统培训，比较规范，在是否涉及到商业机密、是否涉及到会引起股价波动的信息的处理上董秘把握更准确。但董秘如果对财务知识比较缺乏甚至不懂财务，那么在投资者关系管理中，就需要财务总监来回复投资者关心的公司财务问题。同时，财务总监对信息、对市场的敏感性的把握则可能不够，因为财务总监很多是没有经过信息披露职责的培训。因此，在全能董秘的模式下，投资者关系管理工作要想做得更好，对董秘财务知识的培训以及加强董秘与财务总监的协作关系至关重要。（《新财富》2007年04月号最新文章）